Microsoft Office 2007 で年賀状のあて名印刷を行いました。
今回使用する年賀はがきは、郵便局で売っている「ディズニー キャラクター 年賀はがき」
通常の年賀はがきより分厚い上に、表面がスベスベしてて、宛名面の右下がデザインされているので印刷に向かないという悪条件ｗ
そのうえ、パソコンであて名印刷するのは初めて。はがき印刷字体、SHARP のワープロ「書院」以来、実に 15 年ぶりくらい？
さて、本題。主として使用するのは、Microsoft Word 2007 です。
住所録ファイルとしては、他に Microsoft Word、Microsoft Access、テキストファイルなどから選べるようですが、σ(^^)は Microsoft Excel を選択しました。
- まずは、Word を起動し、リボンの「差し込み文書」をクリック
- 左端にある「作成」の中の「はがき印刷」をクリック
- ウィザードが表示されるので、「宛名面の作成」をクリック
- ウィザードでは基本的に「次へ」をクリックしていくだけ。
- ウィザード完了後、一旦名前をつけて保存し、Word を終了します。
ここでは、「宛名印刷用.docx」としました。
- 「マイ ドキュメント」内に「My Data Sources」フォルダが作成され、「Address.xls」ファイルができているのでこれを開きます。
Excel ファイルの 1 行目に項目名があるので、それを参考にアドレス帳を埋めます。
- 改めて先ほどの「宛名印刷用.docx」を開きます。
- 下記の確認画面が表示されるので、「はい」をクリック
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この文書を開くと、次の SQL コマンドが実行されます。
SELECT * FROM `Sheet1$`
データベースからのデータが、文書に挿入されます。続行しますか?
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これだけで準備は完了。あとは印刷するだけです。
- さっそく、リボンの「差し込み文書」をクリック
- 「差し込み印刷の開始」の「アドレス帳の編集」をクリックし、印刷対象のあて名にチェックを入れます。
# 今回は絵柄に合わせる必要があったため、別個に印刷しましたが、一斉に印刷するのであれば、この部分は省いて OK (^^)b
- 右端にある「完了」の「完了と差し込み▼」をクリックし、「文書の印刷」をクリック
- プリンタの設定が「ハガキ」（厚紙）になっていることを確認して、印刷を開始します。
まず最初は、うまく印刷できるか、サンプル印刷を行います。
今回使う年賀はがきは、前述のとおり、宛名面がデザインされているため、印刷可能域が狭いので、うまくフィットできるよう、実際に印刷しつつ、フィールドの微調整を行いました。
今回は個人向けの年賀状がほとんどなので、敬称は「様」ですが、一部、団体（会社など）にも送るため、「御中」をつけたいと思います。
で、どうすればいいか、いろいろ試した結果、下記の方法でうまくいくことがわかりました。
まず、項目ですが、今回は使用しない「役職」欄を利用することにしました。
- 「フィールドの対応」で「敬称」を「役職」にします。
- そして、「役職」フィールドを配置します。
- 一旦 Word を終了し、「Address.xls」を開きます。
- 敬称については、初期状態で「様」が使われるので、「様」以外を使いたい宛先の「役職」欄に「御中」と入力します。それ以外の箇所は空欄で問題ありません。
あとは改めて「宛名印刷用.docx」を開けば OK！
σ(^^)はこれで、年賀はがきのあて名印刷ができました。
最初は慣れるまでが大変でしたが、それ以降のメンテナンスは結構楽だったのでよかったです。
そして何よりも、専用ソフトも使わずにできたので、ラッキーでした。