システム エンジニアとか、ソリューション プロバイダとか、いろいろと呼び名のある業界ですが。どんな人であろうと、あると思うのです、プレゼンテーションをする機会が。そんなときに、覚えておくと便利な機能編。
プレゼンテーションを行うとき、PowerPoint などのソフトを使うことになると思います。では、プレゼンテーションの資料を作るとき、いきなりそれらを起動しますか？
ちょっと待ってください。話の流れは決まっていますか？話の主題は決まっていますか？どのような内容に、どれくらいの時間を使うか決まっていますか？
そういったものが決まっていないなら、PowerPoint を起動する前に、テキスト エディタを起動しましょう。
プレゼンテーションとは、何かの採用を促すために、説明や発表をするために行うものです。採用を促す、というのが、肝です。採用するかどうかは、他のプレゼンテーションも聞いて、その後の決定会議で決めることが多いのではないでしょうか。つまり、採用されるかどうかは、いかに印象に残るかが肝になるわけです。
では、どのように印象に残しましょうか。印象に残るためには、集中してもらう必要があります。では、文字をたくさん詰め込んで、読んでもらいましょうか？いえいえ。おそらく、読んではもらえないでしょう、目が疲れるから。また、発表者がスライドに書いてあることを読むのなら、あえて自分で読む必要もありません。つまり、読んでもらうプレゼンテーションは、読んでもらえないと言うことです。
もちろん、読んでもらうシートを意図的に作ることを否定するわけではありません。効果的にそのようなシートを混ぜることは、印象づけるのに重要なこともあります。しかし、そのようなシートは1枚か2枚程度にするべきです。全体をあっさりまとめながら、メリットを説明したシートだけ大量の文字を用意するなど。こうすると、他があっさりしている分、「メリットがたくさんある」と錯覚させることになります。逆に、「ごちゃごちゃしてようわからん」という印象を与えるかもしれませんけど。
そんなわけで、効果的にシートを構成するにはどうしましょう？というのが、このエントリの取り組みです。
効果を狙うなら、やはり設計が重要です。目的はなんなのか。これがぶれると、すべてが狂います。どんな説明が必要なのか。これが確認できていないと、説明が冗長で退屈させたり、説明が足りずに理解不能になってしまいます。
そこで、まずは、「どういう順序で、何を説明するか」だけ、書き出してみます。このときに、メモ帳を使います。メモ帳でなくても、テキスト エディタなら、何でもかまいません。アウトライン機能がついたエディタなら、なおよろしい。はい、アウトラインを使います。
文書を設計するときは、大きいところから小さいところへ進めていきます。しかし、途中で「こんなことも入れたい」「これは、やっぱり要らない」と思うこともあります。そういうとき、アウトライン モードで、全体の構成を確認します。PowerPoint には、シートを一覧する機能はあるけど、内容をアウトラインで表示するモードは、無いですよね？
なので、メモ帳で作ります。シートの区切りには空行を入れる。タイトルは、各行の先頭から書く。内容は、タブでインデントをつける。すると、PowerPoint で読み込んだとき、各シートに適切に配置されます。
まず、シートのタイトルだけを作って並べ、話の進め方を確認する。それぞれの区切りにどれくらいの時間を割くか、決める。それから、内容を並べていく。全体を俯瞰して、ダブっているところ、抜けているところはないか確認する。PowerPoint に読み込ませてシートを作る。テーマを適用してできあがり！
ミクロな視点とマクロな視点、両方から資料をまとめることの方法。一度おためしあれ。
投稿日時 : 2008年4月9日 21:50